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メールの返信、お知らせ、ちょっとした文章を、AIに下書きしてもらい、短くする・丁寧にする・言い換える、といった直しも任せられるようになります。最後に読んで送るのは自分、という分担です。

こんな人に：メールや文章を書くのに時間がかかる、言い回しで毎回迷う人。

最初の一歩

  1. 1材料を渡す

    GmailのHelp me writeのヘルプは、宛先、目的と相手にしてほしい行動、口調、参照するメールやファイルを書くと、うまくいきやすいと説明しています。返信なら、元のメールを開いたまま頼み、「日程を2つ提案して、断る場合は丁寧に」のように結論の向きを先に決めておきます。

  2. 2下書きを出して、調子と長さを直す

    Gmailには「Formalize」「Friendly」「Shorten」のボタンがあり、Outlookのコパイロットでは生成の前に口調と長さを選べます。Googleドキュメントでは、選んだ部分だけを言い換え・短く・膨らませ・箇条書き・要約にでき、提案ごとに採用か却下を選べます。全部を作り直させず、直したい箇所だけ頼むと、元の意図を保ちやすくなります。

  3. 3自分らしい書き方に寄せる

    Claudeには「スタイル」があり、自分の文章の見本（PDF・DOC・TXTのファイルか貼り付け）から、その書き方に合わせたスタイルを作れる、とヘルプが説明しています。GmailのHelp me writeは、ほかのメールやドライブのファイルから自分の書き方に寄せることがあり、使った情報は「Sources」ボタンで確かめられると書かれています。

  4. 4送る前に、自分で読む

    GmailのHelp me writeのヘルプは、提案が不正確なことがあると書き、OutlookのCopilotのヘルプは、下書きを読み、必要に応じて直してから送るよう案内しています。宛名、日付、金額、約束の内容を元のメールと見比べ、本当に自分が言いたいことになっているかを確かめてから送ります。

どのツールを、どう組み合わせるか

Gmail ＋ Gemini

Gmailが返信を書く画面、Geminiが下書きと言い換えを受け持つ。

返信の画面で内容を書いて作成し、ボタンで丁寧さと長さを整える。やり直したいときは元に戻す／やり直すで行き来する。

公式の根拠：Googleヘルプ「Help me write in Gmail」。使えるのは対象のGoogle WorkspaceまたはGoogle AIプランで、個人のGoogleアカウントは対応言語でも米国のみ、と書かれている。

Outlook ＋ Copilot

Outlookの新規メール画面で、Copilotが口調と長さを指定した下書きを作る。

新規メッセージでCopilotのメニューから下書きを選び、内容を書いて、口調（例：中立）と長さ（例：短い・中くらい）を選んで生成する。

公式の根拠：Microsoftサポート「Draft an email message with Copilot in Outlook」。仕事・学校のアカウントなどが対象で、GmailやYahoo、iCloudのアカウントではCopilotの機能は使えないと書かれている。

Googleドキュメント ＋ Gemini

長めの文章の下書きと、選んだ部分の直しを、ドキュメントの中で行う。

Geminiのバーで下書きを頼み、直したい部分を選んで「Refine」から言い換え・短縮・膨らませ・要約を選ぶ。提案は1つずつ採否を決める。

公式の根拠：Googleヘルプ「Write with Gemini in Google Docs」。一部の機能は対象のWorkspaceまたはGoogle AIプランが必要と書かれている。

Claude

Claudeのスタイル機能が、渡した文章の見本から書き方のスタイルを作る。

チャットの「Use style」の「Create & edit styles」で、書き方の見本を追加して自分用のスタイルを作り、依頼のたびに選ぶ。

公式の根拠：Claudeヘルプ「Use styles」。プリセット（Normal、Concise、Formal、Explanatory）と、見本や説明から作るカスタムスタイルが説明されている。

公式が紹介している使い方

  • 要点を3行ほど書いて、メールの下書きを作らせる。宛先・目的・してほしい行動・口調を書くと合いやすい（Gmailヘルプの説明に沿う）。
  • できた下書きを、丁寧に、親しみやすく、短く、とボタンや指示で調整する。
  • 長い文章の一部だけを選んで、言い換え・短縮・箇条書き・要約にする。提案を1つずつ採否で決められる。
  • 自分が前に書いた文章を見本にして、自分らしい書き方のスタイルを作る。
  • 口調と長さを先に選んでから、Outlookのメール下書きを作る。

気をつけること

  • 下書きはそのまま送らない。Googleは、提案が不正確だったり不適切だったりすることがあると書き、Microsoftは、下書きを読んで必要に応じて直してから送るよう案内している。宛名・日付・金額・約束の内容は元のメールと見比べる。
  • 使える条件を先に確かめる。GmailのHelp me writeは対象のプランが必要で、個人のGoogleアカウントは米国のみと書かれている。Outlookのコパイロットは、GmailなどのアカウントでOutlookを使っても使えない。
  • DeepL Writeの文体・口調の指定は、日本語・中国語・韓国語には使えない、と公式ヘルプが書いている。日本語の文章でこの機能は期待しない。
  • Help me writeは、ほかのメールやドライブのファイルを使って下書きに反映することがある（使った内容は「Sources」で見られる）。他人の機密や個人情報が入ったメールを頼む前に、会社や学校の決まりと、データの扱いの設定を確かめる。
  • 法律や契約、医療に関わる文面は、AIの下書きを根拠にしない。Googleのヘルプも、専門的な助言として頼らないよう書いている。

僕らの見立て（公式の説明をもとにした考え方で、断定ではありません）

  • 返信は「結論→理由→お願い」の順に、自分でメモ書きしてからAIに渡すと、下書きが自分の意図からずれにくそう。
  • よく書くメールは、口調や署名の決まりをChatGPTのプロジェクトの指示欄に書いておく手もある。OpenAIのヘルプは、プロジェクトの指示は全体のカスタム指示より優先されると説明している。
  • 直しは1回に1つの注文（短くする、丁寧にする、など）にすると、どこが変わったか見分けやすい。

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AIサービス大全：chatgpt/02　gemini/02　chatgpt/04

確認できていない点（4件）
  • Gmail、Googleドキュメント、Outlookの下書き機能が日本語で使えるか、日本のアカウントでどのプランから使えるかは、今回読んだページでは確認できていない（対応言語は別ページに分けて書かれている）。
  • DeepL Writeのヘルプは、日本語で使える機能（言い換えなど）の範囲を書いていなかった。
  • Claudeのスタイルが使えるプランは、読んだヘルプページには書かれていなかった。
  • AIへの頼み方の公式の指南（Anthropic・OpenAIなどのドキュメント）は、取得の上限のため今回は読めていない。頼み方は記事152・308・383で扱っている。
出典（6件）

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確認日：2026年10月23日。取得は要約経由のものを含みます。画面名・機能名・料金は変わります。使う前に、各公式ページで確かめてください。

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