3行でいうと

  • Notionの土台は、ページとブロック、そしてデータベースの2つです。公式の入門は、すべてのブロックを「/」のメニューから足し、「Turn into」で別の種類に変えられると説明しています。
  • データベースは、ページの集まりです。中の1件1件がページで、見せ方（View）は Table、List、Board、Calendar、Gallery、Chart などから選べます。公式のViewsのページには Timeline も挙がっています。
  • 公式が例に挙げる場面は、タスク管理、営業先の管理（CRM）、目標（OKR）とプロジェクトの連携、会議メモとプロジェクトの紐づけ、チームの手引きなどです。
  • AI機能は、Notion Agent、AIミーティングノート、「Build with AI」でのデータベース作成など、別々の入口があります。使えるプランは機能ごとに違い、読んだ範囲では書かれていない機能もあります。

この記事は、公式の資料を2026年10月23日に読んでまとめたものです。この記事は、実際に使って確かめた記録ではありません。運営者はNotionを入れていますが、使い心地はこの記事には書いていません。メニュー名は公式の表記を写しています。公式のヘルプの一覧ページは「よく読まれる記事」しか見えないことがあり、題名だけが分かった記事は、内容を推測せずに題名だけ紹介しています。

先に結論

前提：用語をそろえる

たとえ話：カード箱と、カードの見方

データベースは、同じ形のカードを入れた箱です。カード1枚が1ページで、期限や担当者のような「記入欄」がプロパティです。同じ箱を、期限順の表で見る（Table）、「未着手・進行中・完了」の列に並べて見る（Board）、日付のカレンダーで見る（Calendar）のが、ビューの違いです。箱の中身は1つで、見方だけが何通りもある、と考えると分かりやすいです。これは僕らのたとえで、公式の表現ではありません。

機能1：ページとブロックで「書く」

公式の「What is a block?」によると、Notionでは、文字、画像、表など、ページの中身はすべてブロックです。ページは、それを好きな順に積んだものです。

公式のヘルプのカテゴリには、「Pages & blocks」「Sidebar navigation」「Sharing & permissions」「Notion Sites」があります。個人向けの製品ページは、ページを1クリックで公開ウェブサイトにできる例として、履歴書やポートフォリオを挙げています。

場面 できること 公式のどこに書かれているか
ノートを書く 文章、見出し、画像、動画、埋め込みを同じページに置く 個人向けページ（notion.com/personal）の「Write, plan, and organize」の説明
共同で書く コメントとメンションで、リアルタイムに共同作業する 同じ個人向けページ
ページを公開する 1クリックでウェブサイトにする（履歴書、ポートフォリオなど） 同じ個人向けページ

機能2：データベースで「整理する」

公式の「Intro to databases」は、データベースを、ページをまとめて管理するための、ページの集まりと説明しています。中の1件は、ほかのページと同じように文章や画像を書けるページです。

場面 どう使うか 公式のどこに書かれているか
タスク管理 1件目のページを最初のタスクにし、状態と期限のプロパティを付ける 「Intro to databases」の例「Task tracker」
顧客の管理 連絡先、会社、案件を1つのデータベースにまとめ、別のデータソースとして扱う 「Intro to databases」の例「All-in-one CRM」
目標とプロジェクト 目標（OKR）のデータベースを、プロジェクトとタスクのデータベースに連携させ、進み具合を並べて見る 「Intro to databases」の例「Projects and OKRs」
つなぐ（Relation） タスクをプロジェクトに、会議メモを取引先に、候補者を面接官にひもづける 「Relations & rollups」の使用例
集計する（Rollup） 顧客に結びついた品物の価格を合計する、など 「Relations & rollups」の例
見方を変える 同じデータを表、ボード、カレンダーで見る。ビューごとに項目や絞り込みを変える 「Intro to databases」「Views, filters & sorts」

リレーションは、公式によると最初は一方向で、「Show on [name of related database]」を入れると両方向になります。ロールアップは、まずリレーションを作り、集計に使うプロパティと計算（Sum、Average、Count all など）を選びます。数値を出すロールアップだけが並べ替えできる、とも書かれています。

公式のヘルプのカテゴリ「Databases」には、ほかに「Intro to formulas」「Database templates」「Sub-items & dependencies」という題名の記事が並んでいます。これらの本文は、今回は読めていません。また、公式のガイドとして「Getting started with projects and tasks」「A guide to connecting projects and meeting notes」「Build a docs-first culture with a beautiful team wiki, powered by a database」なども題名だけ確認できました。本文は読んでいません。

データベースの中で、編集できる人とできない人
  • 公式の「Intro to databases」によると、「Can edit content」の人は、ページの作成、編集、削除、プロパティの値の編集ができます。
  • 一方、プロパティやビューを追加・編集・削除すること、フィルターや並べ替えを変えること、データベースのロックの操作はできません。
  • 編集権限のある人は、「Lock views」をオンにして、データを編集できる状態のまま、プロパティとビューの変更を止められます。

機能3：取り込みと保存

場面 どう使うか 公式のどこに書かれているか
読みたい記事をためる Web Clipperでデータベースに保存する 「Web Clipper」（読書リスト、参考資料の集まりという用途）
ほかのツールから引っ越す EvernoteやTrelloから取り込む 「Import data into Notion」

機能4：AIで「手伝ってもらう」

公式の「Everything you can do with Notion AI」と、公式の製品ページ（notion.com/product/ai）が挙げる主な機能を整理します。AIの機能名や提供プランは変わりやすいので、利用できるかは、画面と料金ページで確かめてください。

機能 公式が書いていること 書かれている場所
チャットで質問 ワークスペース、つないだアプリ、一般的な知識を使って答える。ページの右下のアイコン、サイドバーの検索、ショートカットから開く 「Everything you can do with Notion AI」
範囲を絞って聞く 「All sources」の選択や「@」で、特定のページやデータベースに絞る 同上
ファイルと画像 PDFや画像の内容を分析する。画像を文章の指示から作る、編集する 同上
書く手伝い 文体のお手本ページに合わせて下書きを書く、既存のページをもとに新しい文書を作る 同上
データベースを作る 「Build with AI」で、説明文から、データベースと、提案されるプロパティとビューを作る 同上と「Create a database」。既存のデータベースの編集はできない、と書かれている
Notion Agent 複数の手順にまたがる依頼を、ワークスペースとつないだアプリの情報を使って進める。ページ、データベース、ビューを作って編集する 「Notion Agent」
AIミーティングノート 会議を文字起こしして、要点とやることの要約を作る 「Take AI Meeting Notes in Notion」
Custom Agents トリガーやスケジュールで、背景で自動的に動く、共有のエージェント 「Custom Agents in Notion」
Enterprise Search つないだアプリを横断して検索する（料金ページと製品ページでは Beta と表示） 料金ページ、製品ページ

Notion Agent。 公式は「あなたのAIチームメイト」のように説明し、自分と同じアクセス権で動くので、見られない内容は見られないし編集もできない、と書いています。公式の限界の一覧には、コメントの作成や編集、ページの共有や権限の変更、ワークスペースの設定（役割、請求、セキュリティ）の変更、AIミーティングノートの開始などができない、とあります。ロールアップやボタンのような高度なプロパティは作れない、という趣旨です。一方で、できることの一覧には式（formula）の作成と編集が入っており、取得した要約では式の扱いが食い違って見えました。どちらが現行かは確認できていません。

AIミーティングノート。 公式のヘルプによると、使うにはBusinessまたはEnterpriseのプラン（またはNotion AIを含む条件を満たしたモバイルの購読）が必要です。デスクトップアプリはバージョン4.7.0以降、macOSは13以降で、システム音声と画面収録の許可が要る、と書かれています。文字起こしの言語には日本語も挙がっています（英語、中国語、スペイン語、フランス語、ドイツ語、韓国語など16言語）。要約を作るには、文字起こしが約300文字（話して約1分）必要です。録音の同意に関する公式の案内は、公式のページで確かめてください。1日の上限は1人あたり10時間、話者のラベルは英語のみ、と書かれています。

Custom Agents。 公式は、Notion Agentが「頼んだときに動く」のに対し、Custom Agentsは「トリガーやスケジュールで背景で動く」と対比しています。トリガーには、決まった時刻の繰り返し、ページへのコメント、データベースの変更、AIミーティングノートの完了、Slackのメッセージなどが挙がっています。BusinessまたはEnterpriseが必要で、実行にはNotion creditsを使う、と書かれています（金額は04）。

場面から選ぶ：僕らの見立て

これは公式の分類ではなく、上の公式の記述をもとにした僕らの見立てです。

やりたいこと 向いていそうな機能 理由（公式の記述）
個人のメモとタスクを1か所に ページ、Tableのデータベース 個人向けページが、チェックリストやボード、読書リストなどを例に挙げている
読みたい記事をためておく Web Clipper、データベース 公式が、読書リストや参考資料の集まりを用途に挙げている
チームの手引きや会議メモ ページ、データベース、AIミーティングノート 公式のガイド題名に、チームの手引きと会議メモがある
過去の資料から答えを探す Notion AIのチャット、Enterprise Search ワークスペースとつないだアプリを横断して答える、と書かれている
毎週の報告を自動で作る Custom Agents スケジュールのトリガーがある。ただしBusiness以上、creditsが必要

気をつけること

出典